Autor: José López Baeza Director CoP Monterrey
Desde que el PMI® se ha involucrado más en temas de agilidad, es cada vez más común que las personas hablen de una “mezcla” de procesos. Algunos lo conocen como “tailoring”, por referirse al término “a la medida”; otros simplemente los refieren como modelos híbridos.
Por el impacto que la agilidad genera en las personas y productos, no es extraño que “los tradicionales” se estén sumando a ella. Aclaro que sólo utilizamos al PMI® como referencia, por ser la autoridad más reconocida en gestión de proyectos tradicionales.
De hecho, una de las premisas del PMI® sobre agilidad es: “Comprenda los fundamentos de enfoques ágiles y ajustados como Scrum, Kanban, SAFe® y más, junto con cómo implementar el kit de herramientas Disciplined Agile para elegir su forma de trabajar (WoW ™) en función de la situación a la que se enfrenta.”
Suena bien, ¿no? Esta es premisa con la que se pretende “abrir la mente” para ir más allá de las prácticas tradicionales hacia ágil tiene una buena intención. Aunque -en mi opinión, no es la más adecuada para alguien que apenas se está adentrando en métodos o marcos ágiles. Pero ya hablaremos de eso en otra ocasión.
Sí, la agilidad es una mentalidad, eso está claro. Los marcos de trabajo (como Scrum, Kanban, etc.) sólo son la forma en la que se manifiesta esta mentalidad. Es indispensable que sea vivida a través de sus valores, y definida por sus principios. Así que hay que tener cuidado: combinar las herramientas para ejecutar nuestro proyecto es un proceso que debe seguirse con precaución.
Entonces, ¿puedo combinar metodologías?
No es de extrañar que la pregunta más constante en los cursos de Scrum que imparto sea ¿cuál es la mejor manera de combinar Scrum con el PMI, o Scrum con Kanban (yes), o Scrum con…? La respuesta es la misma: no existe la mejor manera. Lo que sí es una buena práctica es evitar hacerlo a menos que sea estrictamente necesario. Y, aun así, hay que proceder con mucha precaución.
Sin embargo, diría firmemente que lograr una aplicación honesta de ágil a un modelo tradicional cambiaría inevitablemente este último modelo, ya que gran parte de la práctica tradicional contradice directamente ágil. Existen muchos enfoques ágiles, pero en esta ocasión usaremos Scrum (el marco ágil más utilizado) como referencia.
Cuando los equipos deciden combinar Scrum con alguna otra cosa (PMI®, Lean, etc.), sólo pueden asegurar el éxito si no modifican el marco ni el manifiesto ágil -ni sus principios. Si por alguna razón distorsionamos cualquiera de estos dos elementos, sólo podrás asegurar una cosa: el caos. Repito: No modificar el marco ni el manifiesto ágil -ni sus principios. La guía de Scrum nos recuerda lo siguiente:
“En este marco de trabajo pueden emplearse varios procesos, técnicas y métodos. Scrum envuelve las prácticas existentes o las hace innecesarias. Scrum hace visible la eficacia relativa de las técnicas actuales de gestión, entorno y trabajo, de modo que se puedan realizar mejoras”. -Scrum Guide 2020
Esto es aún más importante tenerlo presente cuando los equipos buscan una forma combinada de trabajar que “les quede mejor”. Cuando te enfocas en encontrar esa forma “que vaya mejor”, es muy sencillo restarle importancia al ciclo de inspección y adaptación. Y es precisamente ese ciclo la base para mejorar continuamente. Como puedes ver, Scrum -o cualquier otro enfoque ágil, pueden llegar a hacer innecesarias tus prácticas existentes.
Cómo comenzar
Lean es una excelente manera para que las empresas comiencen a optimizar su forma de trabajar y se aseguren de que la producción de desperdicios se mantenga al mínimo. Scrum también se basa en esos mismos principios. Muchas empresas usan Lean para optimizar sus procesos, pero rara vez vemos que involucren activamente a los equipos de Scrum en estos esfuerzos.
Entonces, ¿cómo pueden las organizaciones beneficiarse de la combinación efectiva de la optimización Lean de las operaciones de sus diferentes procesos y métodos tradicionales para desarrollar el trabajo necesario para respaldar esos procesos?
Supongamos que todavía quieres (o necesitas) combinar la manera tradicional de gestionar tus proyectos con otra cosa, llámese esta Lean, Ágil, o cualquier otra.
Nuestra recomendación:
- Enfócate en “eliminar” desperdicios primero.
- Concéntrate en comprender el Manifiesto Ágil en lugar de en un marco particular, para comenzar.
- Pregúntate: ¿qué problemas surgen en mi entorno actual, ¿cuáles son los más riesgosos para el producto o proyecto y qué elemento del marco me puede ayudar a que estos problemas sean más transparentes?, es decir, que aparezcan antes y con más frecuencia, para que se aprenda más rápido y adáptate.
- Otra alternativa es hacer una pequeña iteración de un par de días a una semana con el enfoque de “probar las aguas”. Sé sincero, en realidad estás operando entregando cualquier cosa durante este tiempo de introducción, o posiblemente algo extremadamente pequeño, por el simple hecho de volver a aprender a trabajar.
Pero la más importante sería:
- Domina un marco, método o proceso antes de intentar cambiarlo.
También podrías realizar el siguiente ejercicio (que puede ser en un proyecto pequeño o una fase pequeña):
- Haz una identificación de tus fases y “enlista” las diferentes fases una encima de la otra.
- Luego, pregunta a las personas que hacen el trabajo: “¿Cómo podemos ver lo que necesitamos entregar y hacer una pequeña parte de eso que incorpore todas las fases enlistadas?”
- Cuando se hace ese pequeño trabajo (integrado, probado, etc.), ¿funciona correctamente?
- Una vez que se haya validado ese pequeño trabajo, ¿podemos pedir comentarios a nuestras partes interesadas? ¿Sigue siendo la misma dirección en la que queremos continuar?
- Si la dirección ha cambiado, o si el alcance ha cambiado, o si es necesario cambiar algo, ¿podemos esforzarnos por implementar esa retroalimentación y repetir estos pasos una y otra vez?
- Si podemos pensar de esta manera, ¿qué pensamientos te vienen a la mente con respecto a cómo ejecutarlo?
Nota final
Es importante también reconocer los “anti-patrones” de Scrum (lo cual no es fácil si no dominas el marco). Así que, si al final decides mezclar métodos ágiles o ágiles con tradicionales, no olvides que la clave está en no minimizar la inspección y adaptación.
Por último, recordemos que los métodos tradicionales pueden ser una buena opción cuando el trabajo es altamente predecible con una variabilidad muy baja. Si puedes obtener resultados consistentes con un conjunto de entradas y la aplicación de pasos de trabajo conocidos, la forma tradicional puede ser una opción razonable. Es como cavar un hoyo con una pala: ¿qué sentido tendría hacerlo con un martillo?
Como nota final: puede ser muy estresante intentar combinar Scrum o incluso Lean con algo más cómo el PMI®, ya que se requiere mucha más dedicación y alineación organizacional para hacer que salga bien. Procede con precaución.
Conclusión
Es cierto que nuestros procesos tradicionales casi siempre se pueden optimizar. De hecho, es muy común optimizarlos utilizando Lean. En la práctica actual, no siempre existe un buen vínculo entre los resultados del esfuerzo Lean en el proceso y el desarrollo de los sistemas que respaldan estos procesos. En lugar de que los equipos de Scrum sigan el plan de proyecto e implementen los cambios que se “ordenaron”, puedes aprovechar la oportunidad de dar un paso más hacia la agilidad.
Finalmente, no tenemos la intención de asegurar que Lean es mejor que otros modelos tradicionales, tampoco lo es el afirmar que si no se usa Scrum las personas están equivocadas, o que la metodología del PMI® es deficiente. Nuestro único objetivo es hacer ver a las personas que modificar sus métodos sin un sentido de orientación podría ser perjudicial para sus proyectos y organizaciones. Así que, en lugar de eso, queremos apoyarles a iniciar su transformación.
¿Están listos?