En tu posición, ¿con qué frecuencia te encuentras enfrentando un problema?
La mayoría de los problemas en proyectos de construcción se deben a errores humanos. Es natural: todos cometemos errores. Sin embargo, una cosa es cometerlos y actuar de inmediato para resolverlos y otra muy distinta es cometerlos y “esconderlos bajo la alfombra”. Tarde o temprano la consecuencia de nuestros errores sale a la luz. Para cuando esto sucede, normalmente ya es demasiado tarde. Ya no es un error, es un problema y en ocasiones es inmenso. Sí: la hora de buscar al culpable ha llegado.
En nuestro afán por querer “resolver” el problema buscamos cualquier solución rápida y, aunque esto pudiera parecer conveniente, está de más decir que sólo atacamos los síntomas. Un problema debe resolverse desde la raíz si queremos evitar que vuelva a surgir en un futuro. Afortunadamente existe una herramienta relativamente sencilla para ayudarte a encontrar la solución.
¿POR QUÉ?
Si tienes hijos, sobrinos, o has estado alguna vez con niños de 4 años, seguramente ya has experimentado el poder que tiene preguntar el porqué de las cosas. Muy a menudo, la razón aparente de un problema te llevará a otra pregunta…
La técnica de “Los 5 porqués” funciona de la misma manera: es una herramienta igual de poderosa para resolver problemas que involucran factores humanos y sus interacciones. El objetivo de esta herramienta es ayudar a ver que las consecuencias de los problemas graves dentro de la empresa son causadas por malos procesos, no malas personas, y de paso nos ayuda en cómo resolverlos. El proceso es fácil, aunque involucra más que sólo preguntar por qué.
Esta técnica fue desarrollada en un principio por nada más y nada menos que Sakichi Toyoda. Sí, efectivamente, otra herramienta que sale de las instalaciones de Toyota. Y ha sido tan popular desde sus inicios que no nada más se usa en Lean Construction, sino en Kaizen, el ciclo DMAIC de Six Sigma, y muchas industrias más.
¿CÓMO USAR LOS 5 PORQUÉS?
A diferencia de otros métodos (que son igual de valiosos) para identificar causas raíz de un problema los 5 porqués son mucho más ágiles en ejecución, pues te proporcionan fundamentos valiosos para responder al problema sin “sobreactuar”. Cabe mencionar que es más efectiva cuando las respuestas provienen de personas que tienen experiencia práctica en el proceso o problema en cuestión. Vamos, es como una sesión pull pero para resolver problemas.
Puedes comenzar a usar los 5 porqués siguiendo estos simples pasos:
1.- Define el problema. Formalizar el problema por escrito y describirlo de manera objetiva permite que podamos enfocarnos en el problema.
2.- Reúne al equipo. Las personas que están más familiarizadas con el problema o con partes específicas de este son de gran utilidad para identificar contra-medidas a las causas.
3.- Pregunta el primer porqué. Escribe la respuesta a la pregunta y analiza con el equipo su naturaleza. Si la respuesta que se proporcionó no identifica la causa raíz del problema, pregunta por qué nuevamente.
4.- Repite el paso 3 hasta que todo el equipo haya identificado la causa raíz. Anota la causa e identifica la contra medida necesaria para resolver el problema y que el equipo pueda tomar acción.
5.- Ataca la causa raíz de tu problema. No olvides la contra medida necesaria para prevenir que el problema vuelva a recurrir.
Es muy importante que sepas dos cosas: la primera, que difícilmente vas a encontrar la causa raíz en los primeros porqués; la segunda, debes saber cuándo detenerte. No necesariamente debes parar a la quinta pregunta si aún no has encontrado la causa, pero es indispensable no dedicar más preguntas de las necesarias, de lo contrario podría ser perjudicial.
PALABRAS FINALES.
Como podrás darte cuenta, esta es una técnica simple y poderosa. Puede darle agilidad al equipo a la hora de tomar acciones para resolver problemas a medida que aparecen, sin invertir demasiado tiempo ni esfuerzo. Las personas tendemos a reaccionar de forma exagerada cuando tenemos un problema y nos frustramos si suceden cosas inesperadas. Por eso no hay nada más valioso que una herramienta que nos permita mantener el enfoque en esos casos.
Debemos ser muy específicos cuando describamos los síntomas. Cuanto más específicos sean los síntomas, más fácil será para todos reconocer cuándo es el momento de programar una reunión de los 5 porqués.
Por último, ten en cuenta que este proceso se adapta mejor a problemas simples o moderadamente difíciles. Los problemas complejos pueden beneficiarse de un enfoque más detallado, aunque el uso de 5 porqués aún te brindarán información útil para apoyarte a resolverlos.
Si quieres conocer más acerca de ésta técnica y de muchas otras que pueden potenciar tus prácticas de Lean Construction, te invitamos a acercarte a tu Comunidad de Práctica (CoP) más cercana, los nuevos miembros siempre son bienvenidos.
José López Baeza
Director de Proyectos en CIM Domótica
Consultor Lean Construction / Professional Scrum Master